Chức năng nhiệm vụ

1. Chức năng:

Phòng Hành chính –Tổng hợp là đơn vị tham mưu cho Ban Giám hiệu về chiến lược, quy hoạch tổng thể và kế hoạch của nhà trường. Theo dõi, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch của các đơn vị. Thực hiện nhiệm vụ thống kê và tổng hợp; quản lý chất lượng; truyền thông và văn thư, lưu trữ.

2. Nhiệm vụ cụ thể

2.1. Hành chính

2.1.1 Công tác văn thư

- Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.

- Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.

- Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v...của trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

- Kí lục sao công văn, văn bằng chứng chỉ, các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.

- Cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo sự ủy nhiệm của BGH.

- Quản lí con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo nhà trường theo các quy định hiện hành.

2.1.2 Công tác lưu trữ và bảo vệ nội bộ

- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu chung của Trường đảm bảo bí mật nhà nước và thuận tiện tra cứu.

- Giám sát việc thực hiện hợp đồng công tác bảo vệ với công ty bảo vệ kí hợp đồng với Trường.

2.1.3 Công tác lễ tân

- Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với nhà trường.

- Phối hợp với bộ phận truyền thông tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của Nhà trường.

- Phối hợp với bộ phận truyền thông phục vụ truyền thanh, báo chí, thời sự, văn nghệ, TDTT, mít tinh, bầu cử, v.v…

2.2. Kế hoạch - Tổng hợp

2.2.1. Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm

- Điều phối việc xây dựng chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch phát triển nhà trường dài hạn và hàng năm.

- Chủ trì xây dựng dự thảo bổ sung, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch, kế hoạch trình Ban giám hiệu.

- Chủ trì xây dựng và tổng hợp chương trình hành động thực hiện kế hoạch chiến lược của nhà trường.

- Tổ chức triển khai chiến lược, kế hoạch sau khi được phê duyệt, hướng dẫn các các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm

- Thẩm định kế hoạch của các đơn vị trước khi trình Ban Giám hiệu

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quy hoạch, kế hoạch của các đơn vị đã được duyệt và đề xuất Ban giám hiệu điều chỉnh kịp thời quy hoạch, kế hoạch trong từng thời kỳ và hàng năm.

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của nhà trường.

- Thường trực Hội đồng thẩm định xét duyệt kế hoạch, dự toán các chương trình, đề tài, dự án của nhà trường.

2.2.2 Công tác tổng hợp và thống kê

- Theo dõi, tổng hợp và chủ trì lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm của nhà trường .

- Tổ chức thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê các lĩnh vực hoạt động của nhà trường.

- Công bố và cung cấp số liệu thống kê, các báo cáo tháng, quý, năm của nhà trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

2.3 Quản lý chất lượng và Đánh giá hiệu quả các hoạt động

2.3.1 Xây dựng hệ thống quy trình, quy định quản lý các hoạt động của nhà trường

- Xây dựng kế hoạch và chủ trì tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định liên quan đến các hoạt động của nhà trường.

- Theo dõi, kiểm tra, giám sát các đơn vị xây dựng và triển khai thực hiện các quy trình, quy định quản lý.

- Thẩm định kế hoạch, dự toán của các đơn vị liên quan đến việc xây dựng và thực hiện các quy trình, quy định.

- Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của nhà trường.

2.3.2 Phối hợp điều phối và thực hiện các hoạt động kiểm định chất lượng

- Tham gia điều phối hoạt động kiểm định chất lượng của nhà trường phối hợp với Ban đảm bảo chất lượng.

- Thực hiện các hoạt động kiểm định chất lượng liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng hoặc theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

2.3.3 Đánh giá hiệu quả các hoạt động (đặc biệt là hiệu quả đầu tư)

- Định kỳ hàng năm đánh giá hiệu quả các hoạt động của nhà trường đặc biệt là hiệu quả đầu tư để làm căn cứ phân bổ ngân sách cho năm kế tiếp.

- Đánh giá đột xuất các hoạt động của nhà trường trong trường hợp cần thiết.

2.4. Truyền thông

2.4.1 Các hoạt động quảng bá, tuyên truyền

- Thực hiện và cập nhật chiến lược truyền thông phát triển của nhà trường.

- Chịu trách nhiệm tổ chức giám sát và cập nhật thông tin quảng bá về các hoạt động của nhà trường thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.

- Chịu trách nhiệm cập nhật thông tin trên các kênh, tài liệu truyền thông của trường: trang Web, quyển giới thiệu trường, tờ rơi,v.v…

- Tổ chức các hoạt động quảng bá, tuyên truyền, vận động cho các hoạt động phát triển của nhà trường theo đúng định hướng phát triển đã thống nhất trong kế hoạch chiến lược phát triển trong giai đoạn 2005 - 2015.

- Hỗ trợ các phòng ban/ bộ môn tham gia hiệu quả vào công tác truyền thông của trường.

- Chịu trách nhiệm ghi chép biên bản các cuộc họp chung do Ban Giám hiệu chủ trì khi được phân công.

2.4.2 Tổ chức sự kiện

- Phối hợp với bộ phận lễ tân tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của Nhà trường.

- Chủ trì tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến truyền thanh, báo chí, thời sự, văn nghệ, TDTT, mít tinh, bầu cử, v.v…

2.4.3 Phổ biến kiến thức về truyền thông và các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước và các quy chế, quy định của nhà trường

- Tổ chức các chương trình phổ biến kiến thức và kinh nghiệm về truyền thông cho cán bộ phụ trách trang tin trên web của phòng ban/ bộ môn đảm bảo tính nhất nội dung thông tin truyền tải.

- Tổ chức các buổi hướng dẫn chuyển giao công nghệ về truyền thông cho các phòng ban/ bộ môn phục vụ cho tiến trình hỗ trợ, áp dụng công nghệ vào hoạt động đào tạo tiến đến năm 2015.

- Cập nhật, tổng hợp và tổ chức phổ biển các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến các hoạt động của nhà trường.

2.5 In ấn, xuất bản ấn phẩm

- Đầu mối tổng hợp các tài liệu, giáo trình của nhà trường cần in ấn, xuất bản.

- Hỗ trợ các cá nhân, đơn vị của nhà trường về thủ tục cấp phép xuất bản, tái bản các tài liệu, ấn phẩm của trường.

- Dự thảo hợp đồng và giám sát thực hiện hợp đồng với các tác giả, các nhà xuất bản.

- Lưu giữ và bảo quản các bản mềm, bản in gốc của tài liệu, ấn phẩm xuất bản theo đúng quy định hiện hành.

- Đảm bảo các thủ tục về bản quyền tác giả, quyền sở hữu trí tuệ theo quy định

Phòng Hành chính - Tổng hợp
Trường Đại học Y tế Công cộng
138 - Giảng Võ, Ba Đình, Hà nội.
Điện thoại:
Email: dtt@hsph.edu.vn